En este articulo te entregamos la segunda parte de la Metodología 5S´s enfocada al sector de restaurantes, cafés y bares. Como vimos en el artículo anterior ("Las 5S´s: herramienta LEAN para restaurantes, cafés y bares (I Parte)"), la metodología consta de 5 Pasos: SEIRI (clasificar), SEITON (poner en orden), SEISO (pulir), SEIKETSU (estandarizar) y SHITSUKI (sostener), de los cuales ya explicamos los pasos 1 y 2, es decir: Clasificar y Ordenar.
Antes de comenzar a explicar los pasos 3, 4 y 5, queremos recordarles que esta metodología aplica para todo tipo de empresa, independientemente del tamaño y sector. Sin embargo, nuestros contenidos los enfocamos al sector de restaurantes y bares para proporcionar herramientas de mejoramiento continuo a nuestros clientes y suscriptores del sector y así contribuir con el aumento de la eficiencia, productividad y rentabilidad de sus negocios. El alcance de la aplicación para el sector es ilimitado y de supremo valor para cualquiera sea el caso, incluyendo: establecimientos con servicio a la mesa, establecimientos de comida rápida, carros móviles, cocinas ocultas, etc.
Metodología o Pasos (Continuación)
PASO #3: PULIR (SEISO)
Seiso es sinónimo de limpieza permanente del entorno de trabajo, incluido: estanterías, entre paños, áreas de almacenamiento, mesas de trabajo, utensilios o herramientas de trabajo, máquinas y equipos, pisos, techos y paredes, erradicando fuentes de suciedad.
Entre los beneficios que se obtienen con la efectiva implementación de este paso se encuentran:
- Los problemas, fallas o defectos son más fáciles de ver en un entorno limpio y ordenado.
- Un área de trabajo limpia y libre de desechos tiene menos probabilidades de convertirse en un peligro para los colaboradores.
- Lo equipos, maquinas, herramientas o utensilios de trabajo limpios y en buen estado de mantenimiento, trabajan más eficientemente con menor probabilidad de fallas inesperadas que interrumpan la operación en el momento menos deseado.
En esta etapa o paso de la metodología es clave y fundamental:
Identificar los principales focos o fuentes de suciedad e implementar acciones estrategias para eliminarlos, minimizarlos o controlarlos de manera efectiva.
Establecer un programa de limpieza que incluya: qué limpiar y con qué frecuencia, responsables, herramientas o equipos de limpieza a utilizar.
En el caso de restaurantes y bares, es conveniente que el programa de limpieza indique en que momento(s) del día o del turno se deben realizar determinadas tareas de limpieza, incluso la frecuencia de algunas de estas tareas puede variar para diferentes periodos de tiempo, por ejemplo, en un bar la frecuencia de aseo de los baños debería ser mayor durante los días y horas de alto trafico de clientes, pues no hay nada más molesto que entrar a un baño de un bar un día viernes y encontrar las papeleras desbordadas, pisos sucios, etc.
PASO #4: ESTANDARIZAR (SEIKETSU)
Estandarizar significa crear una forma consistente de implementar las tareas que son realizadas en una base diaria, incluyendo “Clasificar”, “Poner en Orden”, y “Pulir”.
El objetivo de la estandarización es: "Hacer las cosas correctas en la forma correcta, siempre!”, en otras palabras, convertir los 3 pasos anteriores en hábitos y una forma de vida.
La estandarización se logra a través del establecimiento y divulgación de instrucciones, reglamentos, normas, procesos y procedimientos, controlados por auditorías o inspecciones personalizadas y periódicas.
En este punto es importante resaltar que todos y cada uno de los pasos de la metodología 5S´s con igualmente importante y necesarios, el cambio de cultura y el mantenimiento de las mejoras a lo largo del tiempo depende de la efectiva ejecución de los 5 pasos. Un error frecuente en la implementación de as 5S´s, es obviar o restar importancia a los 2 últimos pasos de la metodología, en parte por la euforia o satisfacción de ver un gran cambio al finalizar el paso #3 que a su vez genera una sensación de haber logrado el objetivo y efectivamente, si los pasos 1, 2 y 3 se ejecutaron exitosamente, el cambio será notable o impactante pero si el proceso se queda allí, en unas semanas o días todo el trabajo se habrá perdido. La única manera de que el cambio se convierta en habito, forme parte de la cultura organizacional y se mantenga en el tiempo es completando de igual manera todos los pasos o fases de la metodología y en especial, con la implementación efectiva de los pasos #4 y #5.
PASO #5: SOSTENER (SHITSUKI)
Sostener significa que la cultura 5S es inherente a la vida y procedimientos laborales, implica crear una disciplina que asegure su éxito continuo.
No lo deje convertirse en otro “sabor del día”.
Para que los cambios se conviertan en hábitos y disciplina es indispensable la verificación o evaluación periódica que permita:
- Asegurarse de que los acuerdos, estándares y normas establecidas se están cumpliendo satisfactoriamente.
- Identificar nuevas oportunidades de mejora.
Por ello, en esta ultima etapa de la metodología 5S´s se debe implementar un programa de inspección y auditoria que permita evaluar los requisitos básicos de cada uno de los 5 pasos.
Se recomienda crear un check list o cuestionario de auditoria y aplicarlo periódicamente. En una fase inicial, se debería realizar con mayor frecuencia, por ejemplo: mensualmente y de acuerdo a la mejora en los resultados, posteriormente se puede extender a una auditoria trimestral o semestralmente.
Los resultados de estas auditorias deben derivar en:
1) Planes de acción para mejorar y solventar las inconformidades detectadas.
2) Reconocimiento al personal cuando sea debido.
Casos de éxitos del cambio cultural 5S´s incluyen, además del reconocimiento a los colaboradores, un programa de recompensa o premiación a los mejores desempeños o resultados, por ejemplo: un obsequio o un almuerzo para todos los colaboradores de una determinada área que alcanzaron los mejores resultados en la evaluación. Se recomienda crear un cuadro de honor 5S´s y ubicarlo en un lugar visible para todo el personal, donde se publiquen los resultados, fotos de los colaboradores con mejor desempeño y los registros fotográficos del "ANTES" y "DESPUES" de las mejoras realizadas en las áreas.
Para finalizar, queremos ayudarte facilitándote un archivo de excel con las principales platillas o formatos para la implementación de la metodología 5S´s, tales como: guía rápida y check list para la implementación y seguimiento, cronograma de limpieza 5S, plan de auditoría 5S y check list de auditoría 5S. Para acceder a este archivo, Suscríbete a nuestro blog y seguidamente recibirás un correo para descargar las plantillas.
En nuestro próximo articulo, te compartiremos otras herramientas LEAN o mejora continua aplicable a restaurantes y bares, con alto impacto en la eficiencia y productividad. Al suscríbirte a nuestro blog recibirás alertas automáticas de nuevas publicaciones y/o nuevas plantillas de mejora continua.
Para consultas o conocer sobre TABBLIFY y los beneficios que puede generar para tu restaurante, café, pub o bar, contáctanos:
WB: +57 313 862 2860
Celular: +57 316 859 9441
Con TABBLIFY ahora tienes en tus manos, no un código QR con un menú digital, sino una plataforma de gestión y un plan estratégico de alto impacto para reactivar, reimpulsar o maximizar la rentabilidad de tu negocio! Mejorando la experiencia y satisfacción de tus clientes!.... y todas estas oportunidades o ventajas en una sola herramienta!
