¿Cómo garantizar el requisito fundamental que debe satisfacer cualquier restaurante, café o bar?
Si hay algo más importante que los productos para todo tipo de restaurante, café, bar, cocina oculta, etc. independientemente del tamaño, ubicación, modalidad del servicio, es la HIGIENE; un requisito intrínseco e innegociable para el éxito y sustentabilidad del negocio.
Para muchos de estos establecimientos, garantizar los niveles de higiene, salubridad y limpieza deseados o requeridos puede ser un verdadero dolor de cabeza y en algunos casos, requerir mucho esfuerzo e inversión de recursos, especialmente en las áreas de almacenamiento y preparación de comidas puesto que suelen ser ambientes de trabajo difíciles (varias personas moviéndose en espacios reducidos, temperatura ambiente o poca ventilación, ruido, presión o stress, agotamiento, etc.), generando mayores costos y afectando la rentabilidad del negocio.
Los japoneses en los años 50-60´s, específicamente en Toyota, idearon más que una herramienta o metodología, una filosofía de trabajo vinculada a una filosofía de vida, que además de promover y garantizar un ambiente de trabajo limpio, organizado y salubre, contribuye a incrementar la calidad, productividad y moral de los colaboradores, formando parte del kit de herramientas LEAN de alto impacto en la eficiencia y productividad de las empresas.
Como el tema es bastante amplio e importante para el sector de restaurantes, cafés y bares, hemos dividido nuestro articulo semanal de mejoramiento continuo en 2 partes. En esta primera parte, abordaremos ¿Qué es?, los beneficios e importancia de la aplicación de las 5S´s, metodología o pasos y comenzaremos a explicar en que consiste y cuál es el objetivo de cada paso.
¿Qué es el método de las 5S´s?
Las 5S´s es un proceso y método para crear y mantener un lugar de trabajo organizado, limpio y de alto rendimiento. Es una forma estructura y sistemática de mejorar continuamente el lugar de trabajo, procesos y productos involucrando a los colaboradores. Su efectiva implementación, permite a todos distinguir entre condiciones normales y anormales a simple vista.
El nombre de las 5S´s proviene de las iniciales de 5 palabras japonesas: SEIRI (clasificar), SEITON (poner en orden), SEISO (pulir), SEIKETSU (estandarizar) y SHITSUKI (sostener).
Beneficios e Importancia
La metodología 5S impulsa la organización, el orden y la limpieza en cada área laboral de la empresa a través de estándares establecidos y disciplinas adoptadas por los colaboradores, mejorando el ambiente de trabajo y la cultura organizacional. La implementación efectiva de la metodología 5S´s genera grandes beneficios para cualquier negocio o empresa pues ayuda a incrementar la productividad, reducir costos y mejorar los estándares de calidad debido a que tiene un efecto directo de reducción en los tiempos de operación, tiempos ociosos, productos defectuosos o mala calidad, desperdicio, costos ocultos y recursos.
Las 5S´s es la base de la mejora continua: cero defectos o errores, reducción de costos y áreas de trabajo seguras.
Metodología o Pasos
PASO #1: CLASIFICAR (SEIRI)
El primer paso de la metodología 5S´s consiste en clasificar TODOS los artículos en el área de trabajo y distinguir claramente los artículos necesarios de los innecesarios y eliminar los últimos.
En este paso, clasificar significa eliminar del lugar de trabajo todos los artículos que no son necesarios para las operaciones. Significa que solo debe conservar lo esencial.
Los artículos innecesarios incluye: herramientas o equipos de trabajo obsoletos, deteriorados o dañados, insumos o materiales vencidos o en mal estado, artículos defectuosos, en exceso o innecesarios que se acumulan, afiches, avisos o memos obsoletos.
Para ejecutar este paso se recomienda utilizar tarjetas o post it en colores rojo, amarillo y verde. Establezca un área o espacio temporal para colocar los artículos etiquetados con el color rojo y amarillo.
Todos los artículos que se consideren innecesarios se identifican con las tarjetas de color rojo, los artículos que se consideren como necesarios o esenciales se identifican con las tarjetas color verde y para aquellos artículos que se presentan dudas se identifican con las tarjetas amarillas (pero tome en cuenta la siguiente recomendación: "Si está en duda, tirelo".
Para facilitar la toma de decisiones, al momento de clasificar cada articulo pregúntese:
¿Es este articulo necesario?
Si es necesario, ¿Es necesario en esa cantidad?
Si es necesario, ¿Tiene que estar ubicado aquí? ¿Cuál sería la mejor ubicación?
Al terminar la primera fase de la clasificación, evidentemente todos los artículos etiquetados con color verde deben mantenerse y ubicarse en el área de trabajo de la manera más optima para su uso durante la ejecución de las tareas u operaciones, lo cual debería ser mucho más simple o fácil debido a que se ha liberado mucho espacio al separar los elementos innecesarios. Si hubo artículos identificados con el color amarillo, toca revisar nuevamente su clasificación para finalmente identificarlos con la tarjeta de color verde o con la tarjeta de color rojo.
Al finalizar la clasificación, es decir, al tener todos los artículos identificados en color rojo o verde, se recomienda mantener almacenados en un lugar por separado todos los artículos color rojo durante una semana y proceder a: tirar, vender o reubicar todos los artículos que se han verificado como innecesarios, y mantener y reubicar los artículos que finalmente resultaron ser necesarios.
Seguidamente y antes de iniciar el Paso #2 de la metodología 5S´s, se realiza una limpieza inicial, esto implica la limpieza de toda el área de trabajo y los artículos (necesarios): pisos, mesas de trabajo, equipos, herramientas, estantes, depósitos o áreas de almacenamiento. Desarrolle un cronograma de limpieza que incluya claramente responsables para cada una de las tareas de limpieza y mantenimiento y haga seguimiento periódico a la ejecución de las asignaciones y cumplimiento del programa.
PASO #2: ORDENAR (SEITON)
La segunda fase o paso de las 5S´s consiste en arreglar u organizar los artículos que son necesarios en el área e identificarlos o etiquetarlos de manera que cualquiera pueda encontrarlos o retirarlos fácilmente. La palabra clave es “cualquiera”.
Este paso es supremamente clave para facilitar el mantenimiento del programa a lo largo del tiempo y es determinante en el aumento de la eficiencia y productividad del proceso, pues no se trata solamente de reubicar y ordenar los artículos, sino de ubicarlos e identificarlos de la forma más efectiva posible, con el objetivo de eliminar o minimizar los movimientos del personal, reducir los tiempos de espera o procesamiento. En esta etapa también puede resultar muy útil apoyarse en la herramienta LEAN que compartimos la semana pasada: "DIAGRAMA SPAGUETTI: herramienta para aumentar la rapidez del servicio", es recomendable trabajar inicialmente en papel, es decir en un mapa 5S (o diagrama spaguetti), donde se analicen las ubicaciones más optimas de los artículos tomando en cuenta los siguientes tips:
- Mejor ubicación para cada articulo basado en la frecuencia de uso.
- Mínimo desplazamiento o movimientos del personal
- Ubicar o almacenar los artículos juntos si estos son usados al mismo tiempo y almacenar los mismo en la secuencia en la cual son usados.
- Almacenar artículos utilizados esporádicamente o con menor frecuencia lejos del punto de uso.
Recuerde el uso de los principios de economía de movimiento
Principio 1 Mantenga los movimientos a un mínimo
Principio 2 Use la gravedad en lugar del músculo siempre que sea posible
Principio 3 Evite movimientos en zigzag y cambios rápidos de dirección
Principio 4 Movimientos con ritmos estables
Principio 5 Mantenga los materiales cerca y al frente
Una vez identificada la ubicación optima para cada articulo, se debe proceder a "Hacerle un lugar a todo lo que se usa" y eso implica delimitar e identificar los espacios. En esta etapa, es importante implementar técnicas de "CONTROL VISUAL" en todo lo que sea posible, de tal modo que a simple vista, cualquiera pueda distinguir entre condiciones normales y anormales, identificar rápidamente cuando falta una herramienta o utensilio, o no está en su lugar. Una buena opción para los utensilios de cocina es, por ejemplo, implementar el control visual que manejan muchos talleres mecánicos para establecer claramente donde va cada una de las herramientas o utensilios, como se muestra en las siguientes imágenes.
Para garantizar que la cultura 5S y el orden establecido se mantenga fácilmente a lo largo del tiempo, los CONTROLES VISUALES, también deberían incluir, en la medida de lo posible:
Limite: Una línea alrededor del articulo para identificar su área/limites.
- Vías de Trafico
- Artículos estacionarios
- Artículos movibles
- Pasos peatonales
- Artículos de superficie
Etiquetas: Una señal en la “casa” del articulo. Debería incluir:
- Nombre del Articulo
- Localización
- Foto/Silueta del articulo
Tableros: para publicar y mantener a la vista de todos los colaboradores información, instrucciones o procedimientos críticos.
- Cronograma de limpieza
- KPI´s, métricas o indicadores de gestión (Objetivos y Resultados)
- Resultados de auditorias o inspecciones
- Procedimientos críticos de BPM (Buenas Practicas de Manufactura)
- Protocolos del servicio a la mesa
En nuestro próximo articulo, explicaremos los últimos 3 Pasos de la metodología 5S´s y compartiremos algunos tips o claves para una implementación exitosa en tu restaurante, café o bar. Suscríbete a nuestro blog para recibir alertas automáticas de nuevas publicaciones.
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